仕事術

仕事時のコミュニケーションは8割が伝わってない?誤解をなくす2つの方法。

こんにちは、元公務員ブロガーのシュンです。いつも当ブログをご覧いただきありがとうございます!

 

今日のテーマは「仕事におけるコミュニケーションの8割は失敗している」です。

仕事上で、上司や部下と思ったように意思疎通ができず困った経験をお持ちの方は多いと思いますが、今回の話を押さえておくとその心配がなくなります。

本記事の内容

  • 仕事時のコミュニケーションは8割が伝わってない
  • ミスコミュニケーションを減らす2つの方法
  • 最強はリアルを感じさせること




仕事時のコミュニケーションは8割伝わってない

「見た目が9割」とか、「コミュニケーションの際に相手が重視しているのは、視覚・聴覚が90%以上で言葉は7%に過ぎない(メラビアンの法則)」といった話を聞いたことがある方は多いのではないでしょうか?

そしてこの話をはじめて聞いたとき、おそらく「えっ、言葉ってそんだけなの?」と意外に思われたと思います。

※メラビアンの法則は、厳密に言うと正しい解釈ではないです。詳しく知りたい方はwikipediaに載ってますので興味あればご覧ください。あくまで今回は、「言語情報が絶対ではない」ということを示す例としてあげています。

 

それくらい、私たちはコミュニケーション=言語であると感じているということです。

これが落とし穴になります。

 

言葉というのは我々の中に無意識下で染み込んでいます。

そのため、無意識下であまり一つ一つの言葉に注意を払わずに使うことが多くなります。

 

結果的に、伝える側はこう言えば(書けば)伝わるだろうと思い、受ける側は意図はこうだろうと勝手に解釈してしまうようなミスコミュニケーションが起こるのです。

 

そういったそれぞれの勝手な解釈が原因で、仕事がスムーズにうまくいかなかったことは誰しもあるのではないでしょうか?

 

こうした伝え手と受け手の解釈の齟齬により、なんと我々のコミュニケーションの8割近くがミスコミュニケーションであるという実験結果もあります。

 

要は、自分が伝え手のときは相手に話をしっかり伝えてないし、聞き手の時は相手の話をよく聞いていない。

結果的にコミュニケーションはしっかり成立していないケースのほうが多いということです。

 

ミスコミュニケーションを減らす2つの方法

それでは、このミスコミュニケーションを減らすためにどうすればいいか、2つの方法を解説します。

 

1、「意識的」にコミュニケーションを取る

1つ目は、意識的にコミュニケーションを取ることを心がけることです。

 

無意識下では発する発言が曖昧(自分しか分からないもの)になります。

例えば、「この資料作っといて」とか「ざっくりまとめといて」とか「いつものところ集合ね」みたいなのはまさにその代表例です。

 

そうではなく、そもそも自分が言っていることや書いていることの真意は相手に2割しか伝わっていないかもしれないということを意識した上で、表現などを工夫するということです。

 

ミスコミュニケーションが起こるとまずい時は、細かく丁寧な指示を行うようにします。(電話で言った後に、メールで再度細かい部分を連絡するなどですね)

 

意識していないものをコントロールすることは不可能です。

「8割はミスコミュニケーションなのね、じゃあ気をつけよう」と一回思ったくらいでは、まず間違いなくすぐに元に戻ってしまいます。

 

2、「相手からの明確なレスポンス」というゴールを設定する

2つ目は、コミュニケーションのゴールを設定することです。

 

先ほど、相手に伝わっていないことを前提に、丁寧に連絡するというやり方を書きましたが、いくら丁寧に連絡しても相手が理解していなければ全く意味がありません

 

そのため、コミュニケーションのゴールとして「相手からの明確なレスポンス(返答)」を置くようにします。

 

「相手から明確なレスポンスがあり、間違いなく理解できたなと思えるところまでしっかりフォローするということです。

 

メールなりで細かく伝えたのだから、その後何もしないのは向こうが悪いという態度がミスコミュニケーションを生みます。

まして自分が上司的な立場であれば、その点をしっかりフォローしてこそ教育者であると言えます。




最強はリアルを感じさせること

上記に書いたようなコミュニケーションをすれば、ミスコミュニケーションはかなり減らすことができます。

しかし、覚えておくべきは、コミュニケーションはあくまで頭の中の知識などを伝える際のツールに過ぎないということです。

 

最強なのは、相手にリアルを体感してもらうことです。

 

例えば、予算の担当者に「この建物のここが壊れて、これくらいの被害が出ているのですぐに直して欲しいので、お金を出してください」ということをいくら詳細に説明するよりも、

現場に連れてって「ホラ、ヤバイですよね」と見てもらうのが最強ですよね。

 

もちろん仕事の場面で、毎回それをやっていたら手間がかかりすぎるというケースも多いでしょう。

しかし、例えばちょっとした資料の作成などを依頼したりする時であれば、顔をつき合わせ、こんな資料を作って欲しいと目の前にメモ用紙を置いてざっくり書いてあげたりするほうが、その後の結果がずっとスムーズなケースが多いです。

 

コミュニケーションはどこまでいってもあくまでツールです。

いざという時は現実が最強だということを押さえておきましょう。

 

おわりに

ここまでに書いてきた内容で分かると思いますが、コミュニケーションにおける言った言わないの話はナンセンスだということです。

コミュニケーションはお互いに責任があります(よく伝えなかった、よく聞き返さなかった)。

 

もちろん、伝える側が相手に伝わるよう意識してコミュニケーションすることは特に大切です。

しかし言われた側も、よく伝えない上司が悪いとグチるのではなく、よく意図を聞かなかった自分が悪いと考えて丁寧なコミュニケーションを取るようにすれば、明らかに仕事の成果や評価は変わってきますよ。

 

さて、最後に、コミュニケーションという言葉の語源に触れて終わりたいと思います。

コミュニケーションの語源はラテン語のコムニカチオにあります。

この意味は、「分かちあうこと、共有すること」です。

 

つまり、コミュニケーションは単なる会話ではなく、お互いの情報・知識・感情のシェアだということを覚えておくと、よりコミュニケーションがうまくいくと思います。

 

ぜひ今回書いたことを参考に、「意識的」「丁寧」なコミュニケーションを心がけてください。

 

今回も貴重なお時間の中で最後までご覧いただき、誠にありがとうございました!

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